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行政助理文員崗位描述
一、崗位概述
行政助理文員主要負責協助行政部門處理日常辦公事務，為公司各部門提供高效的行政支持，確保公司運營的順暢與高效。
二、崗位職責
1. 文件管理
1) 負責各類文件、資料的整理、歸檔、保管及借閱登記，確保文件的完整性和易查性。
2) 起草、撰寫和編輯各類行政文件，如通知、報告、會議紀要等，保證文件內容準確、格式規范。
2. 財務相關事務 - 公司付款處理
1) 定期收集、整理公司付款申請單據，仔細核對付款信息，包括收款方名稱、賬號、金額、付款事由等，確保信息準確無誤。
2) 嚴格按照公司財務制度和審批流程，提交付款申請至相關領導審批，跟進審批進度，及時解決審批過程中出現的問題。
3) 在規定時間內，通過公司指定的財務系統或支付渠道完成付款操作，并留存付款憑證，做好付款記錄臺賬，便于后續查詢與對賬。
3. 6S 檢查工作
1) 依據公司制定的 6S 標準及檢查周期，制定詳細的檢查計劃，明確每次檢查的范圍、重點區域和時間安排。
2) 對員工著裝進行檢查，確保員工按照公司規定著裝，著裝整潔、得體，無違規穿戴現象。
3) 檢查員工工位，要求物品擺放整齊有序，文件資料分類存放，桌面無雜物堆積，辦公設備保持清潔。
4) 對辦公區域整體環境進行檢查，包括地面清潔、門窗干凈、公共區域物品擺放整齊等，督促各部門保持良好的辦公環境。
5) 針對檢查中發現的不符合項，詳細記錄并及時反饋給相關部門和責任人，要求限期整改，并跟進整改情況，確保問題得到有效解決。
4. 印章與證照管理
1) 蓋章事宜
a) 受理公司內部各部門的蓋章申請，仔細審核文件的內容、格式以及蓋章的必要性和合規性。
b) 按照公司印章使用規定，在確認申請無誤后，完成蓋章操作，并做好用章登記，記錄用章日期、文件名稱、用章次數、申請人等信息。
c) 妥善保管印章，確保印章存放安全，未經授權嚴禁私自使用印章。
2) 證照管理與維護
a) 負責公司各類證照的保管，建立證照管理臺賬，記錄證照的名稱、編號、有效期、頒發機構等信息。
b) 提前關注證照的有效期，在證照到期前，按照相關部門要求，準備齊全所需資料，及時辦理證照的續期、變更等手續。
c) 配合政府部門的檢查、審計等工作，按要求提供相關證照資料，并確保證照的有效性和合法性。
5. 其他行政事務
1) 完成上級交辦的其他各類行政事務，積極主動解決工作中出現的問題。
三、任職要求
1. 教育背景
1) 大專及以上學歷，本科優先，行政管理、文秘等相關專業優先。
2. 工作經驗
2) 有 1 - 2 年行政助理或相關工作經驗者優先考慮。
3. 技能要求
1) 熟練使用 Office 辦公軟件，如 Word、Excel、PowerPoint 等。
2) 具備良好的文字表達能力和溝通協調能力，能夠撰寫清晰、準確的行政文件。
3) 工作認真細致，有較強的責任心和服務意識，具備良好的團隊協作精神。
4) 對財務付款流程和行政事務管理有一定的了解，熟悉印章與證照管理的相關法規和操作流程。